Boas práticas de planejamento estratégico no Ministério Público

Quando vamos fazer uma viagem, costumamos planejar a rota. Locais que queremos visitar, meios de transporte utilizados e local de estadia. Isso porque não é interessante ter que resolver tudo em cima da hora.

Fazer a gestão de um órgão público, como o Ministério Público, também não foge da necessidade de um planejamento estratégico. Perder tempo e dinheiro são algumas das consequências da falta de planejamento, o que resulta em grandes problemas para funcionamento da instituição.

Um planejamento estratégico serve para perceber em qual ponto se está e, a partir disso, caminhar para onde se quer chegar. Isso envolve tanto atividades rotineiras, como as relacionadas ao software de gestão processual do MP, quanto atividades administrativas.

Quantas vezes você já pensou em problemas relacionados às atividades citadas mas não conseguiu sugerir uma solução porque estava fixado no que era urgente no momento? Pensando nisso, listamos abaixo as boas práticas para realizar um planejamento eficaz na evolução do Ministério Público em que você atua. Confira:

Entender os objetivos do Ministério Público

Pode parecer uma pergunta óbvia, mas, com a correria do dia a dia, deixamos de olhar para os objetivos da instituição. Principalmente quando eles não estão bem definidos. Com isso, os membros do Ministério Público tendem a não saber, de forma clara, para onde estão caminhando e se os resultados estão sendo atingidos como esperado.

A definição dos objetivos faz parte do planejamento estratégico e visa focar nas melhorias a serem atingidas. Isso inclui a realização de uma análise de pontos fortes, fraquezas, oportunidades e ameaças. Essa prática serve de auxílio para entender como a instituição está no momento e mapear os caminhos futuros dentro do Ministério Público.

Outra forma eficaz de definir os objetivos, que auxilia na compreensão da realidade do MP, é revisar sua missão, visão e valores. A partir desse mapeamento, é possível desenvolver planos de ação que possam ser executados e monitorados.

Ter clara a diferença entre métrica e meta (e aplicar ambas)

Além de entender os objetivos da instituição, é importante que se realize um mapeamento das ações para atingir melhorias e resultados esperados. Mas, para que os resultados sejam tangíveis, é necessário definir metas e métricas.

A meta de uma ação é o resultado quantificável que se espera atingir ao final. Já a métrica é a forma com que as metas serão monitoradas. Um exemplo no dia a dia do Ministério Público é quando se tem uma meta de aumentar em 50% a produtividade. Logo, a métrica para a ação é monitorar quantos processos foram baixados por dia, mês ou semestre.

Definir indicador de sucesso

Como seus objetivos serão avaliados?

O indicador de sucesso serve para auxiliar na hora de ver se o que foi traçado para o Ministério Público está indo para o caminho correto e pode ser alcançado. É por meio dos indicadores que se pode avaliar a performance da instituição. Os indicadores são construídos com bases nas métricas.

Um indicador de sucesso tem características quantitativas. Elas são significativas para a estratégia da instituição. Geralmente, os indicadores são compostos por índices, faixas de valores, comparativos ou percentuais.

Incluir o software de gestão processual no planejamento estratégico no Ministério Público

Se a sua instituição já atua com um software de gestão processual, é imprescindível que a tecnologia esteja presente dentro dos objetivos e das ações mapeadas. Isso porque uma solução que está presente no dia a dia do Ministério Público evolui em paralelo às atividades administrativas e ao cumprimento da prestação de serviços à sociedade.

O Ministério Público do Mato Grosso do Sul já adota as boas práticas de planejamento estratégico. O exemplo mais recente é a primeira edição do Fórum Estratégico de Soluções Técnológicas. O evento foi realizado em conjunto com a Softplan, desenvolvedora do software de gestão processual utilizado pelo MP, o SAJ (Sistema de Automação da Justiça).

O Fórum teve como foco a discussão da transformação digital em que o Ministério Público está inserido, os desafios atuais e futuros na gestão de tecnologias e melhorias para o processo digital.

De acordo com o presidente do Comitê Gestor do SAJ no MPMS, Paulo César Zeni, o evento fez com que os membros pudessem trocar experiências e pensar em ações para o futuro:

“A expectativa foi atendida com o Fórum Estratégico. Vamos ver quantas ideias de melhorias que saíram daqui nós vamos conseguir colocar em prática”, disse.

Com palestras sobre os temas discutidos, o Fórum Estratégico também contou com um workshop em que os membros do MPMS puderam realizar uma construção conjunta de soluções para os desafios da instituição. Futuramente, essas propostas serão planejadas para serem colocadas em prática. Como resultado, os membros e servidores poderão sentir os resultados de suas próprias ideias.