Como acontece a automação de escritório de advocacia?

A rotina dos escritórios de advocacia já não é a mesma desde que o processo digital chegou na Justiça brasileira. A partir disso, o exercício do Direito vem demonstrando abertura para novas tendências e possibilidades de inovação.

Adotar vantagens competitivas, como a automação de escritório de advocacia, é uma forma de sobrevivência ao número excessivo de advogados inscritos na Ordem dos Advogados Brasileiros (OAB). Além disso, concorrer com uma tarefa manual, quando os recursos passaram a ser automatizados, ficou muito difícil.

Imagine a evolução do seu escritório: o número de processos aumentou consideravelmente. A equipe, em consequência, cresceu. Os clientes também passaram a estar mais presentes do que antes. Agora, além dos horário para consultas e informações sobre o andamento do processo, se comunicam por e-mail, WhatsApp e até Facebook. A essa correria somam-se ainda os prazos, as reuniões, as tarefas recorrentes do dia a dia e também o estudo jurídico do caso.

Mas como resolver todas essas demandas com a automação do escritório de advocacia?

O uso de softwares jurídicos na automação de atividades tem crescido consideravelmente no Brasil. Segundo a pesquisa Tecnologia, profissões e ensino jurídico, feita pelo Centro de Ensino e Pesquisa e Inovação (CEPI) da escola de Direito da Fundação Getúlio Vargas (FGV), de São Paulo, nove a cada dez escritórios consideram importante o uso do software.

O levantamento, realizado no fim de 2018, aponta que 77% dos escritórios já utilizam sistemas de gestão. E a maioria dos entrevistados considerou que tais sistemas se tratam de ferramentas básicas de organização.

Vantagens de fazer automação do escritório de advocacia

Já pensou em quantas atividades manuais você pode automatizar para ter mais tempo e se dedicar unicamente às questões jurídicas dos casos? A gestão de um escritório de advocacia costuma demandar bastante tempo do advogado. Foi exatamente para otimizar esse trabalho que os principais softwares jurídicos foram criados.

Funções como calendário, tarefas a cumprir e atividades recentes realizadas no sistema servem como ferramenta para o controle de prazos e para a administração de compromissos. As notificações do software jurídico também são muito úteis para que o advogado não perca datas ou deadlines.

• maior produtividade;
• maior aproximação da equipe do escritório;
• uma rotina mais segura;
• mais tempo para advogar.

Isso, claro, libera o profissional para se dedicar a atividades que realmente importam, com mais tempo e menos preocupações relacionadas a prazos e tarefas.

6 atividades que fazem a automação do escritório de advocacia

Da gestão de documentos à extração de dados, o uso de softwares jurídicos nos escritórios de advocacia garante uma automação que faz jus ao atual momento da transformação digital. Confira as atividades que fazem a automação do escritório de advocacia:

1. Controle de prazos

Controlar um grande número de prazos com anotações na agenda já não é mais uma tarefa confiável. Isso porque, com um grande volume de atividades no dia a dia, o risco de se perder as datas de prazos é grande. Esse risco é minimizado com o uso de um software jurídico.

O SAJ ADV, por exemplo, oferece uma ferramenta de notificações. É feito um alerta por e-mail sobre todas as novidades importantes que o advogado precisa se atentar a respeito do processo. Isso inclui a movimentação processual, o deadline de tarefas, além de prazos que estão se aproximando.

Isso permite que o advogado também consiga ter uma visão global de todos os seus compromissos do dia, da semana e do mês. O controle de prazos feito por um software jurídico põe fim nos erros cometidos por esquecimento.

Além do controle de prazos, a automação de um escritório de advocacia com o uso de um software jurídico, como o SAJ ADV, proporciona o controle de intimações das ações que estão sob responsabilidade do advogado.

O advogado pode cadastrar todos os seus processos e recebê-los de forma automatizada. Isso é possível porque a inteligência artificial que está por trás do funcionamento do SAJ ADV consegue identificar, automaticamente, cada demanda por meio do número da OAB vinculado a ela.

2. Monitoramento automatizado dos processos nos Tribunais

Fazer o acompanhamento manual de todos os processos do escritório é trabalhoso e também arriscado. Afinal, é muito fácil que algo importante acabe passando despercebido. Isso torna a automação do monitoramento ainda mais indispensável para o escritório.

O software jurídico SAJ ADV, por exemplo, utiliza a inteligência artificial, um recurso extremamente seguro, para fazer esse monitoramento. Periodicamente, o sistema monitora os sites de todos os Tribunais do país. O SAJ ADV busca atualização e novidades a respeito dos processos relacionados à OAB que está cadastrada em seus registros. Sempre que encontrar movimentação, o software emite um alerta para o e-mail do advogado. Além do alerta, no entanto, ele também sugere as próximas atividades a serem feitas na sequência daquela movimentação.

3. Gestão de tarefas da equipe

Enviar e-mails com pedidos e orientações para a equipe do escritório exige muito tempo. É necessário que a delegação de tarefas tenha um processo organizado. Justamente por isso, o uso de um software jurídico facilita a comunicação interna do escritório. E ainda permite que a equipe atue de forma integrada, cumprindo a agenda com menor chance de falhas.

No SAJ ADV, isso pode ser feito por meio de uma funcionalidade que se assemelha bastante à lógica das redes sociais. O advogado conversa com outros membros do escritório por meio da própria ferramenta, facilitando a interação e a execução da atividade. Além disso, cada vez que é mercado em um comentário, o destinatário é notificado pelo sistema.

4. Acesso às informações do processo de qualquer lugar

Já imaginou precisar de informações do processo antes de entrar na audiência? O uso de um software jurídico hospedado na nuvem oferece a mobilidade de acessar as informações de um processo de qualquer lugar.

Isso significa que, por meio de um smartphone ou tablet e um sinal de internet, o advogado pode se conectar ao andamento de processos, dados dos clientes e demais informações relevantes de qualquer lugar.

E, além do acesso aos processos, é possível ter informações essenciais de cada cliente. Um software jurídico como o SAJ ADV reúne todos os dados básicos de cada cliente em um canal específico para tal: nome completo, telefone, endereço, e-mail, profissão. Ou seja, tudo que for necessário para fazer o cabeçalho de uma peça processual, por exemplo. E se for necessário incluir mais informações básicas, o advogado também pode fazê-las.

O mesmo acontece com anotações gerais que o advogado quiser fazer. O problema do cliente, os assuntos tratados em reunião, as ligações e o envio de documentos.

5. Assinatura digital

Ter que utilizar o token ou o smartcard sempre que precisar realizar atividades como petições iniciais e sentenças judiciais, se torna um grande empecilho. Isso porque, caso você esteja fora do escritório ou perca o certificado, passará um grande trabalho.

Eliminar o uso de dispositivos físicos para assinar petições, contratos e qualquer outro tipo de documento traz autonomia e segurança. O Cofre Virtual, por exemplo, é uma solução jurídica que auxilia o advogado nesta função.

6. Prever o futuro é possível

Acontecimentos, padrões e históricos. As análises preditivas servem para prever acontecimentos jurídicos. Como a possibilidade de ter audiência, se haverá conciliação, qual o tempo de trâmite do processo. Muito influenciada pela estatística, a análise preditiva coleta e organiza os dados e, baseada nos conhecimentos passados, faz as previsões.