Funcionalidade do SAJ no TJCE agiliza rotina de trabalho no CEJUSC

O Tribunal de Justiça do Ceará conta com uma nova funcionalidade do Sistema de Automação de Justiça (SAJ). Desenvolvida pela Softplan em conjunto com a Gerência de Tecnologia de Informação do Fórum Clóvis Beviláqua, a Pauta de Audiência Compartilhada beneficia a rotina de servidores da Secretaria Judiciária (SEJUD) e do Centro Judiciário de Solução de Conflitos e Cidadania (CEJUSC) ao automatizar tarefas. A previsão é de que pelo menos 1.943 horas de trabalho nessas unidades sejam poupadas por ano.

Por enquanto, a nova funcionalidade está disponível no TJCE desde o dia 3 de julho nas unidades de Fortaleza. Na Capital, o CEJUSC recebe processos de 39 Varas Cíveis e 18 Varas da Família. Sem as automações, alguns chegam a demorar dois dias para conferência e resolução de pendências. Isso num contexto em que 40% dos processos exigem ações para a solução e o encaminhamento de pendências.

“Com as automações já implantadas, conseguimos uma redução de tempo média de 22 minutos por processo. Em 2018, foram transferidos 5.300 processos das Varas para o CEJUSC. Isso representa uma economia pelo menos 1.943 horas de trabalho que podem ser direcionadas para outras atividades, fora os ganhos em organização de relatórios e gestão”, disse o gerente de produto da Softplan, Rafael Stabile.

Antes e depois

Todos os processos que passam pelas Varas de Família e parte das Varas Cíveis devem ser submetidos a audiências de conciliação. Essa regra processual tem o objetivo de diminuir a judicialização e buscar uma resolução mais rápida dos conflitos. É papel do CEJUSC agendar e realizar essas audiências, e depois devolver às Varas para a continuidade do trâmite.

No TJCE, o processo é transferido da Vara ao CEJUSC. No recebimento, os servidores deveriam checar as possíveis pendências, agendar e realizar as audiências e enviar as informações à SEJUD. Tudo de forma manual. Cabe à SEJUD realizar os expedientes referentes aos processos sempre que necessário: publicar datas das audiências, citar as partes etc.

No procedimento antigo, os processos andavam em fila. Quando havia alguma pendência a ser resolvida, muitas vezes era difícil encontrar em qual etapa eles se encontravam. Resolver isso demandava tempo. Além do mais, o controle manual da agenda de audiências, feito em ferramentas externas, muitas vezes resultava em erros nos expedientes.

Com a Pauta de Audiência Compartilhada, Varas, CEJUSC e SEJUD recebem cópias do mesmo processo. Assim, cada unidade acompanha de forma unificada como está o andamento. As informações sobre agendamento e realização das audiências, bem com as movimentações são atualizadas automaticamente para todos os envolvidos.

“A nova funcionalidade permitiu que efetivamente tivéssemos controle da pauta de audiências de todas as Varas. Antes investíamos muito tempo em trabalhos manuais, em não em agendamento e realização. Também tivemos um ganho de efetividade no cumprimento do expediente. As informações estão mais assertivas”, disse o supervisor do CEJUSC de Fortaleza, Helder Assunção.