Prefeitura de Contagem promove transformação digital na Procuradoria

“O mundo já é digital. Por isso, é inadmissível que ainda trabalhemos na era do papel. Uma transformação digital na Procuradoria de Contagem é um sonho antigo que agora se torna realidade”, conta Marius de Carvalho, procurador-geral do município.

A cidade mineira localizada na região metropolitana de Belo Horizonte é a terceira maior do Estado. Diante de sua expressividade, o número de processos judiciais envolvendo o município é, consequentemente, alto. Até janeiro deste ano, mais de 20 mil processos físicos e digitais eram administrados de forma manual, em planilhas ou cadernos de papel.

Para o subprocurador Fiscal de Contagem, Armênio Gonçalves Fantini Júnior, o papel traz uma série de complicações para uma rotina de trabalho organizada. “Nós, por exemplo, não tínhamos fluxos de trabalho definidos, nosso controle de prazos era muito suscetível a falhas e perdíamos muito tempo confeccionando relatórios e nos deslocando até o Fórum para consultar informações”, argumenta.

A transformação digital na Procuradoria de Contagem se concretizou a partir do momento em que o município adotou o SAJ Procuradorias, uma solução para a gestão dos processos judiciais e das rotinas do setor.

Transformação digital na Procuradoria de Contagem

O projeto de implantação do SAJ Procuradorias, conduzido pela gestora de projetos Scheila Herdt e pela consultora Luana Beskow, foi concluído em apenas 7 meses e contou com consultoria especializada e treinamento de todos os funcionários da Procuradoria. Em pouco tempo usando a tecnologia, já houve um salto de produtividade.

“O grande objetivo da tecnologia é automatizar as tarefas burocráticas. Com isso, o profissional não fica sobrecarregado e pode se dedicar às atividades intelectuais que elevam consideravelmente o nível de qualidade do serviço prestado à população”, ressalta Rodrigo Stabile, coordenador de Serviços da Softplan. A empresa é uma das maiores desenvolvedoras de software do Brasil e líder em soluções para a Justiça.

Automatização de tarefas

A Procuradoria recebe cerca de 600 publicações por dia. São movimentações nos processos judiciais que envolvem os procuradores do município. Antes do SAJ Procuradorias, alguém precisava ler todos os papéis para filtrar as atividades que competiam à PGM Contagem.

A responsável por ler todas as movimentações na PGM Contagem é Fabiana Cavalcanti Reis, diretora de Apoio Técnico e Gestão de Documentos. Depois de filtrar todas as movimentações relevantes para o município, ela precisava confeccionar as pastas para guardar os documentos.

“Eu levava no mínimo 5 minutos em cada pasta. Precisava imprimir, grampear, identificar, distribuir para o procurador responsável. Com as centenas de movimentações por dia, eu despendia horas somente neste trabalho burocrático. Agora, é tudo muito mais fácil e seguro”, destaca.

Transparência

Atividades como essas contribuem para uma gestão pública transparente. Esse resultado agora pode ser mensurado por meio dos vários relatórios de produtividade que a PGM apresenta regularmente. A produção destes documentos é feita por Luciano Fonseca da Silva, superintendente de Atividades Tributárias e Execução Fiscal.

Antes do SAJ Procuradorias, ele precisava apurar as informações com cada servidor. “Dependendo do tipo do relatório, levava semanas. Tínhamos ainda o agravante de as informações não serem totalmente corretas, pois cada servidor era responsável pelo seu controle de atividades. Agora, está tudo padronizado dentro do sistema e faço meus relatórios apenas com alguns cliques”, explica.

Agilidade

O apoio da tecnologia nas atividades da Procuradoria promoveu um aumento de produtividade em menos de um mês de uso do sistema. Luciana Policarpo, subprocuradora Fiscal, conseguiu encerrar 653 manifestações em apenas 20 dias. Esse número é 32% maior do que ela costumava realizar antes do SAJ Procuradorias.

O alto rendimento dela também está relacionado ao aumento de produtividade de seus assessores e estagiários. Sem o sistema, levava até 3 dias para que algum documento fosse finalizado. Isso acontecia porque a procuradora e os estagiários nem sempre conseguiam encaixar as agendas para conversar sobre a revisão das peças.

“Eu já percebi que eles estão produzindo muito mais. A comunicação dentro do SAJ facilita muito nossa rotina. Eles me enviam os documentos pelo sistema e eu consigo revisar praticamente em tempo real, pois posso fazer as revisões direto no SAJ”, conta a subprocuradora.

Integração

Como o SAJ Procuradorias possibilita a integração de toda a Procuradoria, diversas atividades burocráticas se tornaram muito mais simples. A exemplo do diretor de Execução Fiscal, Douglas Chaves Soares Fonseca, que controlava todos os prazos da Procuradoria Fiscal em um “caderninho”, como seus colegas chamam o caderno com centenas de páginas.

“Antes, eu precisava olhar um por um e anotar no caderno. Se faltasse alguma coisa, poderíamos perder os prazos. Era uma tarefa bastante desgastante que agora foi 99% otimizada com a chegada do SAJ”, afirma.

Além disso, o SAJ permite a integração da PGM Contagem com o Tribunal de Justiça de Minas Gerais. Isso significa que os procuradores podem enviar seus documentos e receber suas movimentações sem sair da tela do sistema.

Assertividade

Um dos assuntos mais acompanhados pelos cidadãos é a cobrança de tributos. Antes do SAJ, os kits de ajuizamento eram feitos manualmente por Frederico Rodrigues Figueiredo, diretor de Atividades Tributárias.

Além dele, outras seis pessoas se envolviam no processo de agrupar os documentos necessários para cobrar um tributo devido. “Levávamos cerca de 20 minutos em cada kit, considerando um dia em que todos estavam bem sincronizados. Era comum despendermos mais tempo”, ressalta Frederico.

Agora, o SAJ Procuradorias monta os kits automaticamente em questão de segundos. “Passamos a fazer atividades muito mais analíticas, que garantem segurança para o cidadão. Antes, todos os nossos controles eram manuais e isso dificultava o acompanhamento”, garante.

Como o sistema padroniza os documentos e acompanha as movimentações, o cidadão terá a segurança de que não receberá nenhuma cobrança indevida.

Economicidade

A adoção de uma tecnologia especializada promove, instantaneamente, uma grande economia dos gastos com papel. No setor do Contencioso, por exemplo, a PGM Contagem vai deixar de investir em papéis e pastas para armazenar as informações dos processos.

Com a diminuição do uso de papel, será possível ainda ganhar espaço físico dentro do setor, que é ocupado atualmente por 35 armários lotados de pastas e dezenas de pilhas de processos.

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