SAJ MP: tudo o que você precisa saber sobre o Sistema para Ministério Público

SAJ MP: tudo o que você precisa saber sobre o Sistema para Ministério Público

O Ministério Público (MP) é o defensor da ordem jurídica e da cidadania. É por esse compromisso que a instituição atua como fiscal da lei. Isso claramente gera reflexos na rotina, principalmente no que diz respeito ao volume de processos. Ainda mais considerando que o Ministério Público é o que cobra os responsáveis quando algo está em desacordo com a legislação e com o bem-estar da comunidade.  

É por isso que com demandas cada vez maiores, o Ministério Público depende de meios eficazes para cumprir com suas obrigações e garantir um ambiente social seguro à população. 

Pois alcançar essas metas e finalizar as tarefas necessárias dentro do contexto de trabalho do Ministério Público, por vezes, é desafiador. Afinal, como é possível atender aos anseios da comunidade se em muitos momentos a forma de execução não acompanha a sociedade cada vez mais veloz? 

O rumo para o qual a humanidade caminha já foi apontado no Judiciário em 2006. Nesse ano foi instituída a lei nº 11.419, lei do processo eletrônico, para substituição dos processos físicos. Em resumo, isso demonstrou a abertura de um segmento tradicional como o da Justiça para as novas tendências e possibilidades de inovação. 

Nos próprios Tribunais de Justiça isso pode ser observado por meio do uso de sistemas que automatizam a gestão de processos, como o SAJ. Esse tipo de ferramenta ajuda a reduzir o tempo de tramitação dos processos judiciais, por exemplo. Por essa razão, ficou muito difícil para o Ministério Público permanecer com as tarefas manuais, enquanto tudo era automatizado. A realidade comprova isso. 

Conforme o relatório Justiça em Números 2020 (ano-base 2019), feito pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), 37% do estoque de processos pendentes na Justiça Estadual do país tramitaram no SAJ. Portanto, um total de 22 milhões de processos. Segundo o mesmo relatório, 97% de todos os processos novos que entraram pelo SAJ são digitais. Esses são exemplos de como a mudança de cultura é extremamente importante e necessária. 

Desempenho dos Tribunais que contam com a solução SAJ

Sendo assim, são duas as visões que é preciso ter: 

1) mudar os procedimentos em razão da necessidade de adaptação aos novos tempos; e 

2) o impacto para os servidores públicos. 

A questão, agora, é: por onde começar?

Sistema para Ministério Público: gestão de processos e procedimentos extrajudiciais 

O ecossistema da Justiça tem passado por transformações. É possível perceber isso ao pensar que, há algum tempo, não era imaginável que intimações poderiam ser feitas pelo WhatsApp. 

Nessa mesma velocidade das mudanças, aumentam também as demandas do Ministério Público. Então, para ganhar eficiência, é preciso trazer a inovação para a instituição. 

De acordo com o Anuário do Ministério Público Brasil 2020 (ano-base 2019), os MPs brasileiros receberam um volume de 33,8 milhões de processos. Também tiveram aproximadamente 3 milhões de procedimentos instaurados. Em 2019, a instituição contava com cerca de 50 mil profissionais no total, entre membros e servidores. 

Ministérios Públicos do Brasil em Números, incluindo os que usam o sistema para Ministério Público

Há que se considerar que os cidadãos também estão mais presentes no Judiciário do que antes. Agora, não é mais necessário agendar horário ou aguardar em uma fila para ter acesso ao Ministério Público. Em lugar disso, existem formulários, páginas online e soluções de chatbots que permitem que sejam realizadas manifestações de forma eletrônica, cujo acompanhamento ocorre de maneira totalmente automatizada.

A isso somam-se prazos, reuniões, atividades do dia a dia e estudo dos casos. Por isso, não raro, prazos são quase perdidos e é preciso trabalhar a mais para tentar manter as tarefas em dia.  

Em meio a toda essa demanda, é preciso orçamento. De acordo com o exposto no Anuário, o orçamento dos Ministérios Públicos em 2019 era de R$ 23 bilhões. A maior parte desses recursos (R$ 16,4 bilhões) estava distribuída entre os MPs Estaduais.  

Para completar, há o contexto da pandemia de Coronavírus. Esse cenário mudou radicalmente o ambiente de trabalho frente à necessidade da atuação em home office para conter o avanço da Covid-19. Isso e as audiências virtuais exigiu que os Ministérios Públicos se adaptassem e acompanhassem a tendência mundial. Mas sem deixar de lado as premissas institucionais de continuar atendendo a sociedade com a mesma eficiência. 

Tudo isso são indícios de que a gestão do Ministério Público precisa, talvez, evoluir para outro patamar. 

Veja, então, os principais sinais de que há a necessidade de um sistema para Ministério Público que envolva automação para gerar maior produtividade e eficiência. E entenda como o SAJ MP pode contribuir com esses ganhos. 

7 principais sinais de que é preciso um sistema para Ministério Público 

7 principais sinais de que é preciso um sistema para Ministério Público

1. Possíveis perdas frequentes de prazos 

A gestão das atividades no Ministério Público é algo que pode demandar bastante tempo. É para que seja possível otimizar também esse trabalho que o Sistema de Automação da Justiça para Ministérios Públicos (SAJ MP) foi criado. 

Assim, funções como a de controle dos prazos e tarefas a cumprir ficam a cargo do sistema. Afinal, ele é quem administra os compromissos do promotor, do assessor, do servidor ou do estagiário. 

Isso é ainda mais evidente na nova geração SAJ, em que os processos são divididos em três sessões:  

1ª) expõe a natureza do processo e seu status: vencido ou recebido;  

2ª) indica a melhor ação a ser tomada: por exemplo, editar documento para peticionamento ou até mesmo o acesso à Pasta Digital do Tribunal de Justiça;  

3ª) contextualiza o processo ao informar: a parte passiva, a parte ativa, a classe e o número do processo.

Possíveis perdas frequentes de prazos sem sistema para Ministérios Públicos

Dessa maneira, o promotor e os demais servidores podem focar nas atividades que realmente retornarão em benefícios para a sociedade, com mais tempo e menos preocupações acerca de prazos e tarefas. Pois a partir do recebimento da intimação, o SAJ já entende o que é preciso fazer automaticamente.  

2. Gasto de tempo com atividades mecânicas e repetitivas 

Um sistema de automação serve, também, para dar fim às atividades que ocupam muito tempo. Por isso, Ministérios Públicos que utilizam o SAJ MP já não se preocupam com o controle manual dos prazos de recebimento de intimações e envio de petições, que é o básico, porém, o que mais impacta positivamente o dia a dia da instituição.  

Além disso, para obter qualquer informação do processo, é possível acessar a Pasta Digital do Tribunal diretamente do SAJ. Dessa maneira, o promotor não precisa trabalhar com diversas abas do navegador. Nem com outros sistemas como o do próprio Tribunal. Portanto, de um só lugar acessa tudo o que precisa, com agilidade e economia de tempo. 

3. São muitos os pedidos e orientações para as equipes 

As tarefas precisam ser cadenciadas e muito bem organizadas no Ministério Público. Justamente por isso, o SAJ também tem como princípio facilitar a comunicação entre promotores, assessores e estagiários. A atuação integrada e cumprimento das agendas reduz possibilidade de falhas. 

Isso pode ser feito pela simples delegação de tarefas. Por exemplo, ao terminar a revisão ou a elaboração de um documento no Editor do SAJ, o promotor que trabalhou no conteúdo pode encaminhá-lo diretamente ao assessor ou ao estagiário. Isso pode ser feito com apenas um clique. Assim, dá-se continuidade à atividade. Além disso, esse único clique também pode ser usado para peticionar

Já para acompanhar o processo, é possível visualizar o status por meio do painel de tarefas. Essa visão permite a execução das atividades de forma mais rápida. Frente ao volume de processos que ocupam os servidores do Ministério Público, ter agilidade é essencial. 

Nesse mesmo contexto, existem agrupamentos automáticos que permitem avaliar os processos sobre um determinado cenário. Duas formas de agrupar são pelo controle de prazos ou com documentos prontos para serem peticionados. 

4. É muito tempo dedicado à busca de informações dos processos 

Até certo tempo – e ainda em alguns Ministérios Públicos – o acesso às informações dos processos requeria a saída da tela do sistema do MP para acessar o site do Tribunal para consultar os dados. Mas, nesse vai e vem, entre tela de sistema e site do Tribunal, ocupa-se o tempo com checagem de informações e retrabalho, dependendo da situação. 

O SAJ MP integra-se a diferentes sistemas, como o Sistema de Automação da Justiça (SAJ) em outras instituições, o Sistema Eletrônico de Execução Unificada (SEEU), o Processo Judicial Eletrônico (PJe), inclusive Eleitoral, e o e-Proc. Por isso, a busca de informações é ainda mais facilitada pelo SAJ MP. Em uma única plataforma o promotor tem acesso também aos demais sistemas. 

Entrevista de Zeni fala sobre o pioneirismo do Ministério Público do MS com o SAJ MP, o sistema para Ministério Público, ao se integrar com três sistemas distintos do Judiciário

5. Computador não funciona e perde-se acesso ao sistema 

É muito comum os sistemas ainda serem instalados, ou seja, permitirem acesso apenas a partir de computadores específicos, com atalhos na área de trabalho. O problema é que quando esses computadores têm algum problema, perde-se acesso ao sistema. 

Com a nova geração do SAJ MP e a tecnologia web, que permite acessar o Sistema por meio de diferentes dispositivos, situações como a relatada anteriormente poderão deixar de acontecer. Tudo porque o Sistema possibilitará, então, a continuidade do trabalho, sem a dependência de um computador. Sendo assim, quando o promotor precisar executar alguma tarefa em um dos processos, poderá realizá-la com total segurança, de qualquer lugar. 

Além disso, ter acesso ao andamento dos processos, dados da ação e outras informações relevantes, de onde estiver, também é uma garantia ao promotor de que poderá responder rapidamente a qualquer emergência que necessite da sua intervenção quando estiver fora do ambiente físico do Ministério Público. 

SAJ MP, o sistema para Ministério Público, e o processo digital apoiam as instituições na continuidade dos serviços à sociedade

6. Não há como trabalhar no modelo home office 

Há momentos em que o home office se faz necessário. Algumas dessas situações são quando:

  • chove muito nas cidades e os alagamentos e quedas de barreiras impedem o acesso ao local do Ministério Público;
  • há a necessidade de realizar alguma reforma ou dedetização;
  • surgem pandemias, como a da H1N1, ocorrida em 2009, e de Covid-19, iniciada em 2020. 

Contudo, entre a primeira emergência de saúde pública de importância mundial, há 11 anos, e a mais atual, de Covid-19, ainda vivenciada em 2021, já é possível perceber a mudança de paradigmas na questão do home office nos serviços públicos. 

Pois há praticamente uma década, era impensável que cada servidor pudesse trabalhar a partir de sua casa. Até porque o sistema para Ministério Público utilizado por muitas instituições era despreparado para esse cenário. Então, a alternativa era se expor para não deixar os cidadãos sem acesso à Justiça. 

Pouco mais de 10 anos depois, o contexto é outro. Principalmente para os Ministérios Públicos usuários do SAJ MP. O Sistema de Automação da Justiça sempre foi visionário. Por isso, as instituições que trabalham com o SAJ tiveram vantagem no modelo de trabalho remoto. Em muitas dessas instituições, aliás, a produtividade é maior do que a registrada no trabalho presencial. Um exemplo é o Ministério Público de Alagoas (MPAL) que atuou em mais de 9,115 mil processos somente entre os dias 17 e 31 de março de 2020. Esses resultados mostram que a eficiência se manteve apesar do distanciamento social e das atividades em home office.

7. Perde-se tempo na gravação e transcrição das audiências 

A gravação e a transcrição das audiências e oitivas é muito importante em um processo. Pois a anexação dos vídeos e de depoimentos nos autos faz parte do rito. Principalmente porque muitas dessas informações precisam ser consultadas posteriormente. 

Um sistema para Ministério Público como o SAJ MP, a partir de uma ferramenta simples de usar, porém com alta tecnologia agregada, permite automatizar a gravação e a transcrição das audiências. 

Com isso, em poucos cliques é possível não só configurar e iniciar a gravação, como incluir e editar marcadores de tempo, o que permite localizar mais facilmente as informações no decorrer da audiência. Também, anexar os conteúdos diretamente no processo digital.  

Além disso, com o suporte da Inteligência Artificial, o conteúdo das falas é facilmente reconhecido, transcrito e apresentado em interface adequada pelo SAJ Gravações. 

Portanto, há economia de tempo, já que não é preciso realizar toda a operação de gravar e transcrever as informações manualmente, e o upload é em tempo real. 

Dessa forma, o servidor recebe o arquivo de mídia enquanto transcorre a audiência. Logo, quando a sessão termina, não é preciso esperar pelo arquivo final.

6 mitos sobre o Sistema para Ministério Público 

6 mitos sobre o Sistema de para Ministério Público

revolução tecnológica já é realidade no ecossistema da Justiça. O processo digital está consolidado e os sistemas de automação já estão ajudando muitas instituições a prestar melhores serviços para a sociedade. Mas, em meio a tudo isso, ainda há questões que precisam ser esclarecidas para evitar o entrave da Justiça brasileira. 

1. O Sistema para Ministério Público é difícil e complicado de usar 

Esta é uma questão para a qual a resposta é: a tecnologia surgiu para facilitar as atividades profissionais. Do contrário, não há por que desenvolvê-la. Isso também se aplica ao SAJ.  

Softplan, empresa líder na transformação digital da Justiça brasileira e desenvolvedora do Sistema de Automação da Justiça, sabe que os Ministérios Públicos somente implementarão uma automação se a usabilidade for melhor do que a existente em outras soluções. 

Sendo assim, é possível afirmar que a complexidade da solução e a dificuldade em usá-la são argumentos para evitar a mudança, bem como a implantação de uma tecnologia mais avançada e melhor preparada para solucionar as demandas do Ministério Público

É natural que até haver familiaridade com o sistema para Ministério Público ocorra um certo estranhamento. Afinal, com isso implementa-se uma nova forma de trabalhar. Mas, isso se dissolve com o tempo. 

O SAJ MP, por exemplo, colabora para transpor as eventuais dificuldades com o sistema por meio de treinamentos e acompanhamento assistido de uso da solução. Ambos são realizados por especialistas da Softplan. Além disso, há diversos conteúdos que são disponibilizados sobre o melhor uso do SAJ na Universidade Softplan.

2. O Sistema de Automação requer um alto investimento 

Esse é um argumento comum usado para nem cogitar a adoção de tecnologias mais modernas. Mas, a questão é diferenciar preço de valor. 

O valor de investir no Sistema de Automação está:

  • na padronização e no aperfeiçoamento das atividades da instituição;
  • no maior controle por parte dos membros;
  • no auxílio para a quantificação dos procedimentos e obtenção de dados.

Isso garante mais agilidade, visibilidade e transparência para a população. 

Ademais, está na possibilidade de integrar sistemas diferentes ao SAJ MP, como SAJ Tribunais, SEEU e PJe. Os ganhos disso são perceptíveis na prática, especialmente porque representa a evolução do cenário social no ambiente do Ministério Público

3. O Sistema para Ministério Público é mais útil em outros contextos 

Poucas pessoas sabem disso, mas o SAJ MP é desenvolvido por módulos. Cada um desses módulos atende às exigências de determinadas áreas de atuação na instituição. Isso porque os fluxos de trabalho possuem necessidades diferentes, o que exige a disponibilização de funcionalidades específicas. 

Portanto, a nova geração do SAJ traz de forma mais moderna, prática e facilitada a jornada do promotor de Justiça. Pelo Sistema, ele pode:

  1. receber a intimação;
  2. elaborar o documento a partir de modelos disponíveis na solução; e
  3. enviar a petição para o Tribunal com poucos cliques. 

Está prevista para 2021 a expansão do SAJ totalmente modernizado e ainda mais aderente às necessidades do Ministério Público. Com isso, o uso do sistema nas promotorias que atuam com procedimentos extrajudiciais e judiciais será ampliado. 

4. Despende-se de muito tempo para atualizar o Sistema de Automação 

Está claro que, ao olhar para o alto volume de processos físicos que ainda existem ou que precisam ser migrados de sistema, o primeiro pensamento que surge é o de que será preciso muito tempo para disponibilizar todos os processos no Sistema de Automação da Justiça. 

A questão é que o SAJ é uma solução criada para otimizar o tempo de membros, servidores e estagiários do Ministério Público. Portanto, a ideia de que realizar a transição para o processo digital ou para um sistema mais moderno é desnecessário em função do tempo que essa migração pode levar é um pensamento contrário à própria evolução tecnológica observada no mundo. 

A partir do momento em que o Ministério Público pode atuar com a segurança de possuir uma solução desenvolvida para ser totalmente adequada ao contexto de uso da instituição, consegue realizar uma prestação de serviços mais assertiva. 

5. Não compensa o Ministério Público investir no Sistema de Automação 

De fato, o orçamento do Ministério Público precisa ser muito bem utilizado. Afinal, os recursos servem para atender à comunidade, razão da existência da instituição. Entretanto, essa mesma comunidade é usuária frequente de tecnologia e está habituada a vários tipos de ferramentas tecnológicas. Tanto que exige das instituições que a representa formas mais modernas e rápidas de interação e resolução de problemas. 

Sendo assim, é possível afirmar, sem receio, que o fato de o Ministério Público dispor de um sistema já compensa o investimento. Principalmente em função da economia de tempo que proporciona na realização da gestão e execução das tarefas. Com isso, reduz-se a atenção necessária às questões burocráticas. Sem contar que dessa maneira o MP atenderá aos anseios de uma sociedade cada vez mais inserida na tecnologia. 

Ademais, para além da economia de tempo, o Sistema de Automação da Justiça proporciona ao Ministério Público: 

  • maior produtividade; 
  • economia com suprimentos; 
  • maior retorno à sociedade; 
  • ampliar a transparência; 
  • melhor relacionamento entre servidores; 
  • maior garantia no cumprimento dos prazos processuais; 
  • uma rotina mais segura em relação à organização das tarefas; 
  • facilidade em atender as solicitações de dados e informações do Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP). 

Isso transforma a maneira como o Ministério Público opera no dia a dia e até a sua imagem perante a população. Afinal, quanto mais rápidas e resolutivas são as ações da instituição, maior se torna a confiabilidade da sociedade em relação ao MP. 

6. Não é todo mundo que consegue manusear o Sistema para Ministério Público 

Esse é o pensamento de quem ainda acredita que a tecnologia não é democrática e que somente poucos sabem utilizá-la. É preciso desapegar dessa ideia. 

O SAJ é um exemplo de como essa crença é ultrapassada. Desde a sua primeira versão, em 1992, vem evoluindo constantemente para fornecer as possibilidades tecnológicas mais recentes. 

A última atualização do SAJ foi concebida tendo por base uma série de estudos modernos, com aplicação de conceitos e técnicas em suas interfaces. Dentre eles estão os relacionados aos padrões visuais e de arquitetura da informação. A partir disso, concede-se ao MP uma experiência de uso com interfaces confortáveis para o desempenho das atividades diárias que requerem funcionalidades como: 

  • Consultas: possibilita maior mobilidade e celeridade na localização de itens com recurso fonético para pesquisas de processos e procedimentos no SAJ.  
  • Integração com Diário Oficial: torna possível que o usuário faça publicações no Diário por meio da emissão de documentos. Tudo de , de forma automática.
  • Adiantamento de cadastros: facilita a inclusão de anexos em cadastros do SAJ MP por meio do Portal MP.  
  • Controle de prazo: o SAJ destaca a existência de intimações pendentes de recebimento e controla o prazo de manifestação, lançando o registro de pendências no sistema. Além disso, facilita a organização a partir de etiquetas de identificação do processo.  

A nova geração do SAJ já opera de forma que o acesso pode ser remoto, por meio da internet. Assim, o manuseio de todos que necessitam realizar alguma tarefa no sistema para Ministério Público é facilitado. 

O SAJ ainda permite a personalização do acesso por perfil: promotor, assessor e estagiário. Cada um visualiza o processo de acordo com a configuração para o seu perfil. Dessa forma, há maior segurança e foco na atividade a ser realizada. 

Portanto, qualquer pessoa pode acessar o SAJ MP para checar ou atualizar as informações dos processos. O sistema também está mais intuitivo. O padrão de fontes é o adequado para a leitura. Já o padrão visual combina as cores de forma ideal para identificar as informações e facilitar a organização por meio das etiquetas. Desta forma, os usuários encerram o dia de trabalho sem a sensação de cansaço.

6 maiores vantagens em implementar o Sistema de Automação em Ministérios Públicos 

6 maiores vantagens em implementar o Sistema de para Ministério Público

Distribuição de tarefas para a equipe, acesso facilitado aos documentos do processo, controle de prazos e produção de peças jurídicas. Essas já são algumas das vantagens em implementar o Sistema de Automação da Justiça no Ministério Público. 

Muito disso se deve ao fato de o sistema já estar preparado para inserir a instituição na chamada e almejada inovação. Inclusive, ao disponibilizar modelos de documentos para otimizar a elaboração desses. 

Tudo o que já foi pontuado até o momento poderia ser considerado como vantagens suficientes para encerrar o assunto sobre as razões pelas quais adotar o SAJ MP. Entretanto, há outros motivos a relacionar para não restar dúvidas sobre por que implementar o Sistema para Ministério Público. 

1. Proteção contra a ação de vírus no computador 

Alguns dos sistemas disponíveis para Ministérios Públicos exigem o uso em computadores específicos. Isso é um problema porque se um vírus afetar essas máquinas, perde-se o acesso ao sistema, no mínimo. 

Um vírus também pode exigir que o computador seja levado para manutenção. Consequentemente, o trabalho de alguém é inviabilizado pelo período em que a máquina estiver no conserto. A rotina do Ministério Público não pode ser afetada por essas dificuldades operacionais. 

Porque o SAJ MP evita esses problemas 

Em sua nova geração, o SAJ MP contará com tecnologia web, ou seja, que permite acesso remoto pela internet. Essa tecnologia é muito mais viável para o trabalho desenvolvido pelo Ministério Público. Principalmente porque as informações imprescindíveis para o MP permanecerão disponíveis em uma tecnologia extremamente segura, que permite o acesso facilitado à solução mediante qualquer imprevisto.

Sendo assim, caso aconteça alguma coisa à máquina de trabalho, qualquer dispositivo pode ser facilmente utilizado em seu lugar para acessar o Sistema. Dessa maneira, a agilidade e a produtividade se mantêm, independentemente da necessidade de manutenção do computador. 

Além disso, o SAJ MP utiliza certificados digitais para executar a troca de dados, concedendo assim mais uma camada de segurança no produto. 

2. Maior segurança para os documentos 

O volume de documentos ocupando as mesas e as estantes do Ministério Público não só toma o espaço como aumenta o risco de extraviar alguma parte importante do processo. 

Porque o SAJ MP evita esses problemas 

Já foi o tempo em que dispor somente de documentos físicos era seguro. Hoje, ter acesso à Pasta Digital do processo diretamente no Sistema do Tribunal de Justiça, a partir da integração do SAJ MP com o SAJ Tribunais, por exemplo, é a maior garantia de que as informações estarão sempre à disposição e podem ser facilmente encontradas e recuperadas. Além disso, qualquer alteração é registrada pelo Sistema, garantindo transparência e evitando fraudes. 

3. Foco na execução das tarefas  

Em muitas organizações o dilema é: no que focar primeiro? Organizar e orientar a equipe sobre as atividades a serem realizadas ou executar as atividades pendentes em função do prazo que está perto de expirar? 

Embora esse seja um tema muito abordado no contexto das corporações, não é uma realidade que foge à do Ministério Público. Na instituição existe essa mesma dúvida. Sendo assim, é preciso uma solução, já que não dá para fazer apenas uma coisa de cada vez. Afinal, há um fluxo de trabalho a cumprir. 

Enquanto o promotor revisa um documento, o assessor já elabora o seguinte, para evitar a perda do prazo. Novas intimações chegam, assim como novas atualizações nos processos. Audiências são marcadas. 

Portanto, tudo precisa estar muito bem organizado no Ministério Público para que seja possível atender com agilidade e eficiência tanto as necessidades dos processos já em curso quanto daqueles que ainda estão por vir. 

Porque o SAJ MP evita esses problemas 

É importante ter o controle e a visualização das tarefas. O SAJ é um sistema que mostra os processos com uma ordenação específica, conforme o prazo. Aqueles que estão mais próximos da data limite estipulada para manifestação são colocados em primeiro na hierarquia dos processos. 

Além disso, há um recurso que permite a criação de classificadores que podem ser inseridos em cada processo. Assim, processos que contém o mesmo assunto podem ser filtrados e facilmente localizados. 

4. Proteção e segurança da informação 

A proteção e a segurança da informação são assuntos muito relevantes. Especialmente para instituições da Justiça que dispõem de dados extremamente sensíveis de grande parte da população brasileira. Por isso, esse é um ponto que exige muita atenção e cuidado também no Ministério Público. 

Porque o SAJ MP evita esses problemas 

O SAJ MP oferece extrema segurança. O acesso só é possível por meio de senha para fazer login. Ainda permite limitar o acesso de cada usuário às informações. Para cada perfil – promotor, assessor e estagiário – podem ser disponibilizados somente os dados necessários para executar as tarefas relacionadas. Assim, é possível realizar o controle de quantas e quais pessoas acessam determinadas informações. 

5. Centralização e controle 

Marcar compromissos em agendas de papel, cadernos, enviar por WhatsApp ou outro aplicativo de mensagem pode fazer com que as tarefas sejam facilmente perdidas de vista e deixem de ser atendidas. 

Porque o SAJ MP evita esses problemas 

Centralizar o que há para ser feito em um mesmo lugar é a garantia de que as atividades serão atendidas no tempo determinado. O SAJ MP não só organiza em uma hierarquia os processos por prazo. Também já traz todas as informações necessárias para encaminhá-los:

  • o status;
  • a próxima ação;
  • o acesso à Pasta Digital do Tribunal;
  • os elementos principais – parte passiva, parte ativa, classe e número do processo. 

O SAJ ainda oferece modelos de documentos pré-configurados para que sejam apenas editados, otimizando o tempo de elaboração e peticionamento, por exemplo. Também facilita a formulação de um documento inédito diretamente no sistema, eliminando a necessidade de usar um editor de texto na máquina e realizar upload

6. Portabilidade 

Alguns sistemas de processos digitais funcionam apenas com configurações específicas. Por exemplo, exigem o uso de um sistema operacional específico no computador e determinado navegador. Caso contrário, não há como trabalhar com os processos em ambiente digital. 

Isso limita o Ministério Público. Afinal, o obriga a utilizar sistemas e navegadores aquém da tecnologia existente e desenvolvida para fomentar a agilidade, produtividade e qualidade no trabalho de profissionais atuantes em MPs. 

Porque o SAJ MP evita esses problemas 

O SAJ MP pode ser acessado em qualquer computador, independentemente do sistema operacional da máquina, mesmo que seja MacOsx, por exemplo. O acesso ao Sistema requer somente um navegador de internet. Tanto faz se a preferência é utilizar Mozilla, Edge, Chrome ou Safari.  Em qualquer um deles é possível fazer login no SAJ sem qualquer dificuldade. 

Como o SAJ MP pode auxiliar o Ministério Público 

Como o SAJ MP, sistema para Ministério Público, pode auxiliar as instituições em suas atividades

Antes de dispor do sistema para Ministério Público, é preciso saber exatamente quais são as necessidades da instituição. Quais são as principais dificuldades e desafios?  

Pela experiência da Softplan em atender MPs, foi possível elencar as principais questões com as quais o SAJ pode auxiliar o Ministério Público. Grande parte delas se origina das conversas que tivemos com promotores e servidores nestes 30 anos desenvolvendo o SAJ

1. Acesso à Pasta Digital do Tribunal de Justiça 

Muitos dos Ministérios Públicos, até ter o SAJ MP à disposição, só podiam ter acesso aos Tribunais como usuários externos.  

Foi a carga massiva de processos que os fizeram perceber que era preciso buscar uma alternativa que atendesse muito mais às necessidades da instituição. 

Hoje, os Ministérios Públicos que implementaram o SAJ MP dispõem do próprio sistema para distribuir os processos. Também conseguem controlar a movimentação de forma mais dinâmica

O acesso facilitado à Pasta Digital do TJ mantém todas as informações, documentações e novidades dos processos a poucos cliques. Com a vantagem de que para realizar a consulta não é preciso sair do SAJ MP. 

2. Otimização do orçamento e da equipe 

O setor público tem uma preocupação grande com o orçamento. Não são raras as vezes em que é preciso optar entre os investimentos a serem realizados.  

Em muitas situações, os servidores trabalham com uma alta demanda. As tarefas são tantas que o ideal seria aumentar a quantidade de servidores para atender ao grande volume de processos. No entanto, como isso não é possível na maior parte das vezes, a escolha é dispor de meios que possibilitem o aumento da produtividade. Portanto, permitam realizar um alto número de tarefas com a mesma equipe

Para se ter uma ideia, os seis Ministérios Públicos com atuação virtual por meio do SAJ, no período de 16 de março de 2020 a 16 de março de 2021, puderam executar:

  • 100.159 instaurações;
  • 2,7 milhões de peticionamentos;
  • 3,2 milhões de intimações;
  • emitir 4,3 milhões de documentos.

Significa que, na média, cada instituição:

  • instaurou 16.693 processos;
  • realizou 450 mil peticionamentos;
  • contabilizou 533 mil intimações;
  • emitiu 716 mil documentos em 12 meses.   

3. Ouvidoria e aproximação com a sociedade 

É comum, toda vez que ouve a palavra processo, o cidadão pensar no Tribunal de Justiça e em profissionais de advocacia. Dificilmente a figura do promotor ou o próprio Ministério Público é associada às questões judiciais. A tendência é posicionar a instituição a uma certa distância da realidade cotidiana quando, na verdade, é o completo oposto.  

O Ministério Público está próximo, muito mais próximo de cada cidadão do que se pode perceber. É justamente para fortalecer essa aproximação que o SAJ MP disponibiliza um portal completo para a instituição ampliar o seu relacionamento com a sociedade

Por meio desse portal, que funciona no modelo de Ouvidoria, as pessoas podem registrar seus pedidos para que sejam apreciados pelo Ministério Público. Além disso, podem realizar consultas processuais no ambiente totalmente eletrônico. Outra possibilidade é encaminhar documentos e fazer o peticionamento inicial no MP partir desse ambiente.

Como o SAJ MP pode auxiliar os Ministérios Públicos a se tornarem mais transparentes

4. Maior transparência 

Está mais do que claro que, para prestar serviços com qualidade, é preciso oferecer um bom atendimento à sociedade. Isso não é algo simples. Às vezes, exige um tempo do qual o Ministério Público não dispõe. Em certas ocasiões, é um andar contra o relógio na tentativa de ser ágil. Há muitos anseios para dar conta. 

Nesses momentos, a comunicação é essencial e não pode falhar. Ela é uma ferramenta poderosa, mas precisa ser efetiva para gerar resultado. Mesmo em se tratando de informações básicas, elas precisam ser repassadas à população, pois isso é agir com transparência. 

O que o Ministério Público está fazendo? Por que algumas questões ainda não foram solucionadas? Quais são os dados que comprovam os fatos e os argumentos? 

Amparado pelo Sistema de Automação, o Ministério Público pode gerar estatísticas e obter informações de maior qualidade acerca do seu trabalho e seus impactos na sociedade. Dessa maneira, consegue gerar mais resultado e, consequentemente, ser transparente com quem representa a missão do MP: a comunidade. 

Essa facilidade também auxilia no atendimento a demandas específicas a respeito de dados e relatórios que precisam ser incluídos no Portal da Transparência do MP para se manterem públicos. 

5. Diminuição das atividades burocráticas 

Não é possível negar: as atividades que tomam mais tempo são as repetitivas e burocráticas. Conforme o Ministério Público consegue diminuí-las, mais eficiente pode se tornar. 

Fazer o registro das movimentações manualmente, por exemplo, resulta em muito trabalho braçal. Sem contar que as informações podem perder qualidade, além de se tornarem menos seguras. A longo prazo, tudo isso pode gerar uma defasagem na base de dados do Ministério Público. 

Já trabalhar com um sistema significa manter as informações de tudo o que é feito registradas nesse ambiente. Dessa forma, é possível resgatar os dados quando desejado para executar as análises necessárias e, assim, aumentar os resultados entregues pela instituição. 

O SAJ MP permite executar as atividades de forma mais prática, pois possibilita organizá-las por prazo. Além disso, facilita a delegação, bem como o acesso a arquivos, movimentações automáticas, entre outros recursos. 

6. Maior segurança na operação 

Uma das grandes vantagens da nova geração do SAJ MP é o fato de o sistema dispor de tecnologia web, ou seja, disponibilizar acesso remoto via internet, o que possibilita maior segurança na atuação com o sistema para Ministério Público. Especialmente porque há um forte controle de acesso, que colabora para gerenciar todas as informações de maneira precisa. 

Outro ponto que evidencia a tecnologia web é a viabilidade de acessar em qualquer dispositivo o SAJ MP e, consequentemente, os dados necessários. Além disso, há maior controle das informações dos processos, disponíveis em apenas alguns cliques.  

A operação mais segura também garante mais facilidade no acompanhamento das atividades e a execução dos procedimentos do Ministério Público. Com isso, ganha-se rapidez e agilidade.  

Isso porque com os dados reunidos em um único sistema para Ministério Público, há maior domínio dos processos. Com a automatização, o acesso às informações é muito mais veloz. 

7. Aumento da produtividade 

A simples organização já gera maior produtividade no Ministério Público. Portanto, a maneira de os promotores e servidores serem mais produtivos é a partir da melhor organização dos procedimentos e da padronização da forma de trabalhar

Geralmente, o volume de trabalho é muito grande para prazos apertados. Esse é um dos motivos pelos quais um Sistema de Automação como o SAJ MP pode auxiliar com o aumento da produtividade do Ministério Público. 

A principal razão é porque, ao desenvolver as funcionalidades do SAJ MP, os especialistas da Softplan fizeram um que se baseou exclusivamente nas necessidades dos usuários e nos procedimentos do Ministério Público. Isso facilitou a compreensão a respeito de como impactar positivamente o MP com a solução e arquitetar a informação de acordo com o que é mais adequado para o contexto de uso do Ministério Público. 

8. Trabalho em equipe 

Um bom sistema de automação precisa atender a uma premissa: permitir a delegação e direcionamento das atividades processuais para os membros do Ministério Público. Sem isso, a solução não atende as necessidades da instituição. Consequentemente, o sucesso da modernização do MP corre risco. 

A maneira de evitar que isso aconteça é com o engajamento da equipe. Por isso, é importante discutir qualquer mudança com promotores e servidores, para que o sistema atenda às necessidades de todos. 

Mais uma vez, aparece aqui a questão da transparência. Com a diferença de que se trata da transparência da gestão do Ministério Público com as pessoas que desempenham as atividades fim da instituição. 

A melhor forma de fazer com que os envolvidos adotem o SAJ MP no dia a dia é demonstrar os benefícios que o Sistema pode oferecer. Muitos deles já foram abordados. Ainda assim, é possível repassar os principais.

Ganho de tempo 

Com um sistema capaz de automatizar as atividades mais burocráticas, os servidores passam a ter mais tempo para realizar outras funções, como a análise de informações. Com o tempo de todos mais organizado, a prestação de serviços ocorre com muito mais qualidade. Isso se reverte em mais credibilidade para o Ministério Público. Consequentemente, aumenta a visão positiva da sociedade em relação à instituição. 

Melhores resultados 

Para que o Ministério Público conquiste resultados satisfatórios com a implementação do SAJ MP, é importante levar em consideração o que os servidores avaliam ser essencial para realizar seu trabalho por meio da solução. Assim, quando as funcionalidades atendem às expectativas de todos, a implementação do sistema se torna mais simples. Portanto, envolver a equipe em projetos-piloto do SAJ é um importante passo. 

Suporte constante 

No período de implementação do SAJ MP, é feito um acompanhamento assistido. Esse acompanhamento é realizado por especialistas da Softplan, empresa responsável pelo desenvolvimento da solução. Isso garante que promotores e servidores terão suas dúvidas esclarecidas. Ainda, muito mais autonomia para utilizar da melhor forma todas as funcionalidades disponíveis no Sistema

Modernização 

Além de fomentar a utilização correta do SAJ MP, o incentivo para o Sistema ser acessado diariamente por promotores e servidores cria uma cultura voltada à modernização do Ministério Público, o que pode gerar retornos significativos a longo prazo. 

Direcionamento de tarefas 

Quando cada promotor e servidor sabe quais são as tarefas a desempenhar, sem precisar de tempo para organizá-las – já que o próprio sistema exerce esse papel -, além do maior engajamento e melhor produtividade, garante-se a eficiência dos serviços prestados como um todo. 

Rapidez na elaboração de documentos 

O SAJ MP permite que promotores e servidores utilizem os modelos de documentos já disponíveis no Sistema. Isso é positivo porque otimiza essa parte do trabalho, por já existirem referências dentro do próprio SAJ. Esta prática também favorece o Ministério Público no sentido de possibilitar a padronização das petições, por exemplo.  

Além dos documentos pré-configurados no próprio SAJ, promotores e servidores podem elaborar novas peças diretamente dentro do Sistema, caso prefiram, para imprimir uma personalização e não apenas substituir em um documento as informações do processo. 

Maior segurança na operação do SAJ Ministério Público

9. Integração 

Um problema sério enfrentado pelo Ministério Público ocorre pelo fato de haver vários sistemas operando na mesma instituição, o que torna até a integração entre promotorias complicada. 

SAJ MP resolve isso. Como principal colaborador para a implantação do processo digital na Justiça brasileira, por meio de tecnologias que agilizam e qualificam as atividades dos Ministérios Públicos, o SAJ MP permite atuar dentro do Sistema para realizar qualquer atividade. Isso significa que não é preciso sair do SAJ para quase nada. 

O sistema ainda oferece integração com o Sistema de Automação da Justiça para Tribunais (SAJ Tribunais), o Processo Judicial Eletrônico (PJe), até o Eleitoral, o eProc e o Sistema Eletrônico de Execução Unificada (SEEU). Assim, as informações são atualizadas automaticamente no Sistema para acompanhamento do Ministério Público. 

10. Suporte na implementação e no uso 

Na implementação do SAJ MP, a Softplan disponibiliza uma equipe de profissionais para auxiliar os promotores e os servidores na inclusão dSistema em sua rotina de trabalho, mostrando os benefícios e ganhos do uso na prática. 

Em geral, o primeiro passo é a elaboração de um cronograma e o levantamento dos requisitos necessários. Em seguida, são coletados os dados das promotorias que recebem a implementação no formato piloto. Após essa etapa, inicia-se a preparação do ambiente digital e as integrações, como a integração com o sistema do Tribunal de Justiça. 

Todas as etapas do projeto de implantação do SAJ são realizadas em parceria entre as equipes técnicas da Softplan e do Ministério Público. Essa cooperação é importante para o alinhamento das estratégias que irão culminar com os treinamentos. Depois, há o acompanhamento assistido, realizado por consultores da Softplan, em que é possível esclarecer dúvidas sobre o uso do Sistema. Por último, são disponibilizados materiais para complementar o conhecimento sobre o SAJ, disseminar boas práticas e repassar dicas de uso do Sistema para Ministério Público. 

11. Economia de espaço físico e redução de custos  

Por conta de os documentos estarem digitalizados e disponíveis em uma solução moderna, os promotores e servidores podem criar e editar documentos online. Um dos maiores benefícios desse tipo de operação é a melhor ocupação do espaço, já que não é necessário guardar informações em ambientes físicos. Além disso, há redução do investimento em armazenamento profissionais especializados

Assim, realizar as tarefas do Ministério Público de forma virtual se torna atividade comum aos promotores e servidores da instituição. 

Como foi a implementação em clientes que utilizam o SAJ MP 

Com o auxílio da tecnologia existente no SAJ MP, é possível prestar uma Justiça ágil, segura e transparente, como mostra a experiência dos Ministérios Públicos que adotaram as melhores práticas quando o assunto é celeridade e contam com o Sistema de Automação da Justiça para a gestão dos processos judiciais e extrajudiciais. 

A solução, ao longo dos anos, tem transformado a realidade de servidores e membros dos MPs.  

Pioneirismo do Ministério Público de Santa Catarina 

Em 2009, o Ministério Público de Santa Catarina (MPSC), de forma pioneira, passou a utilizar o sistema para a gestão processual. 

Um ano antes de a solução ser implantada, o número anual de documentos produzidos pelo MPSC era de 14.880, contra mais de 1,245 milhão de documentos elaborados somente no ano da adoção do SAJ. 

“A utilização do sistema auxiliou na organização da promotoria e trouxe muita agilidade na feitura dos documentos administrativos, tais como ofícios, portarias e despachos em procedimentos e termos de ajuste de conduta”, disse, na época, a promotora de Justiça do MPSC, Bárbara Elise Heise. 

Avanço no Ministério Público do Acre 

No Ministério Público do Acre (MPAC), o SAJ MP é usado desde 2010. A partir desse ano, a emissão de pareceres, recursos, ofícios e a formalização de termos de audiência, por exemplo, passaram a ser feitos de maneira informatizada. Com isso, todas as atividades tornaram-se melhor organizadas. 

Dessa forma, tornou-se possível uma economia de tempo sem precedentes. Com o Sistema para Ministério Público, não é necessário que sejam realizados deslocamentos até o TJ. Além disso, com os processos digitais, todas as partes podem consultar os processos ao mesmo tempo. 

O promotor de Justiça do MPAC, Rogério Muñoz, destacou na ocasião o avanço da instituição desde a adoção da tecnologia:  

“É um sistema confiável, o melhor que existe no país atualmente para processos eletrônicos”. 

Inovação no Ministério Público de Mato Grosso do Sul 

O Ministério Público de Mato Grosso do Sul (MPMS) constatou que o SAJ MP poderia ser uma boa solução para atender aos seus propósitos em 2014. Os fatores determinantes para a adoção do Sistema foram os 15 anos de utilização do SAJ pelo Tribunal de Justiça do Estado e a integração com o Judiciário

Segundo o promotor de Justiça e coordenador do Laboratório de Inovação do MPMS, Paulo César Zeni, o fato de os sistemas ‘conversarem’ entre si a partir do SAJ MP não só representa um ganho de eficiência e produtividade. Também é uma vantagem estratégica, especialmente do ponto de vista da inovação.  

“Nesse ambiente de múltiplos sistemas, é preciso olhar para a integração como o saneamento básico para evoluir a inovação e usar tecnologias mais avançadas. Quando a integração não funciona bem, não é boa, não se consegue ter um cenário favorável e propício à inovação e às ideias disruptivas”. 

Entrevista de Zeni fala sobre o pioneirismo do Ministério Público do MS com o SAJ MP, o sistema para Ministério Público

Informatização do Ministério Público de Alagoas 

Em 2014, o SAJ MP também chegou ao Ministério Público de Alagoas (MPAL). O desafio era substituir gradualmente os processos físicos por digitais e colocar a instituição em um novo momento, de maior transparência, celeridade e segurança

Um dos motivos que fez o MPAL optar pelo SAJ foi o fato de o Sistema manter os documentos em local apropriado, de forma que é muito difícil extraviar um processo. Também destaca-se a possibilidade de ter as informações sempre disponíveis. 

Em junho de 2015 o então subprocurador-geral Judicial, Antiógenes Marques de Lira, contou em entrevista para o Justiça Digital que ao receber uma ligação de um procurador para discutir alguns itens de um processo, imediatamente acessou o portal e localizou os autos para falar a respeito.  

“Em instantes, tivemos acesso ao acórdão e estreitamos nossa linha de ação. É uma facilidade que dinamiza muito a nossa rotina e que reflete em um atendimento rápido à sociedade”. 

Sabe-se que no Brasil muitos processos físicos já tiveram de ser reconstruídos porque os cartórios onde estavam armazenados sofreram com as intempéries do tempo ou foram queimados em incêndios. Além de eliminar estes problemas, o SAJ cumpre todos os requisitos definidos na legislação específica do tema. Especialmente os relacionados à criptografia dos dados, certificação e protocolo eletrônico

Transformação digital no Ministério Público do Ceará 

A confiabilidade e o exemplo de outros MPs que utilizam o SAJ e apresentaram ganhos significativos fez o Ministério Público do Ceará (MPCE) dar início à transformação digital da instituição em 2018.  

Até então, os processos administrativos e extrajudiciais no MPCE eram totalmente físicos. Mas, a partir da chegada do SAJ Tribunais ao TJCE em 2010, houve uma mudança de cultura entre os membros e servidores da instituição. Tanto que até os mais antigos já se percebiam preparados para os processos digitais.  

Pouco mais de um ano depois, a utilização do SAJ deu tão certo que o MPCE se tornou destaque na implantação do home office durante a pandemia do Coronavírus, causador da Covid-19. 

“Os números do trabalho do MPCE nesse período de teletrabalho são dignos de comemoração por várias razões, mas principalmente por demonstrarem que estamos conseguindo, mesmo diante de tamanha crise, cumprir as nossas atribuições constitucionais. São milhares de peticionamentos e manifestações, centenas de novos procedimentos abertos, de recomendações expedidas, de ações ajuizadas e, inclusive, de atendimento ao público mais necessitado que tem encontrado no Ministério Público, como não poderia deixar de ser, um suporte firme”, disse o secretário-geral do MPCE, promotor Hugo Mendonça. 

Evolução no Ministério Público do Amazonas 

A mentalidade de mudança e evolução também contagiou o Ministério Público do Amazonas (MPAM). Em 2019 o MP amazonense entendeu que o SAJ MP poderia otimizar a prestação de serviço à população e promover a almejada transformação digital

Isso foi consolidado pelo termo de cooperação celebrado entre o Tribunal de Justiça do Amazonas (TJAM) e o MPAM. Com isso, o Ministério Público garantiu uma maior integração entre os módulos do SAJ. 

Assim, por meio da automação e da capacitação de magistrados e servidores, as rotinas cartorárias se tornam mais simples e ágeis. Sem contar o desempenho e a produtividade das varas e dos demais setores judiciais. 

Com 20% a mais de processos movimentados por mês e a diminuição de 41% no número de dias entre a distribuição e o primeiro impulso do processo, conquistados a partir da implantação do SAJ somente no primeiro trimestre de 2019, o MPAM já pode perceber o que seria atuar com o Sistema de Automação da Justiça: evolução do órgão ministerial amazonense. 

E não estava errado. Pouco mais de um ano depois, em setembro de 2020, o MPAM se tornava exemplo de inovação com a integração do SAJ com o SEEU e a implementação da consulta de antecedentes criminais. 

“A possibilidade de consulta de antecedentes criminais da interface do SAJ MP do Amazonas, que colocamos em execução, é um avanço muito significativo, que já está atraindo o interesse de outras unidades do MP brasileiro. Essa funcionalidade é resultado de uma ideia nossa, que exigiu muito trabalho e que a empresa [Softplan] preparou para o MPAM, porque é de extrema utilidade para os usuários do Sistema, que a partir de agora terão acesso facilitado ao histórico criminal das partes”, explicou Cley Martins, na condição de assessora do Centro de Apoio Operacional da Procuradoria-Geral de Justiça. 

Conclusão 

Em suma, o Ministério Público (MP), como defensor da sociedade e observador do Estado, precisa de meios eficazes para cumprir o papel de guardião dos interesses da sociedade e mantenedor da ordem jurídica. 

Pois não há como os MPs do Brasil atenderem a um volume de 33,8 milhões de processos sem incluir na pauta da instituição a tecnologia e a inovação. 

Ainda mais perante o processo eletrônico, que se consolida e promove o avanço do Judiciário para o Juízo 100% Digital, por exemplo. 

Como disse o promotor de Justiça e coordenador do Laboratório de Inovação do Ministério Público do Mato Grosso do Sul (MPMS), Paulo César Zeni, em entrevista para o SAJ Digital: 

 “A Justiça é um conjunto de pessoas. Sendo assim, é preciso que todos trabalhem no mesmo nível, pois se um desses atores estiverem em um nível inferior, os problemas irão refletir no todo. Então, se um Tribunal possui uma excelente ferramenta, muita inovação e é supereficiente, mas os advogados, promotores, defensores públicos e procuradores não detiverem um mesmo nível de eficiência, o processo vai continuar sendo lento”. 

Por fim, o SAJ MP é uma solução que atende a esse anseio e a essa necessidade, já que além de ser desenvolvido pela mesma empresa responsável pela elaboração do SAJ Tribunais, detém o mais moderno aporte tecnológico, como a tecnologia web e a usabilidade, que tornam o trabalho diária menos cansativo e mais produtivo. 

Um Ministério Público que atua com o melhor sistema alcança tanto eficiência e produtividade quanto a confiabilidade de uma sociedade que anseia por uma Justiça mais célere